Veel non-profit organisaties kunnen aanspraak maken op gratis Microsoft Cloud licenties. Naast gratis Microsoft 365 licenties zijn er ook licenties tegen een sterk gereduceerd tarief beschikbaar. En dat is fijn! Als goed doel wil je zo veel mogelijk investeren in het doel zelf.
De hele Microsoft 365 propositie bestaat uit meerdere licenties. Elke licentie heeft zijn eigen voor en nadelen. Zo wisselt de functionaliteit bijvoorbeeld per licentie. Dat is ook niet erg. Vaak heeft een vrijwilliger alleen een mailbox nodig en een backoffice medewerker een volledig ingerichte werkplek. Om hierin tegemoet te komen zijn er dus verschillende Office 365 licenties in de markt. Dat geld voor de commerciële licenties, en voor de Non-Profit licenties die speciaal voor NGO’s een andere prijsstelling hebben.
Microsoft stelt bijvoorbeeld de volgende licenties beschikbaar:
| Microsoft 365 Business Basic | Microsoft 365 Business Standard | Microsoft 365 Business Premium | Office 365 E1 | Office 365 E3 | Office 365 E5 | |
| Prijs | Donatie | v.a. € 2,50 ex. btw | Eerste 10 gebruikers gratis. Daarna v.a. € 4,40 ex. btw | Donatie | v.a. € 4,40 ex. btw | v.a. € 13,80 ex. btw |
| Functionaliteit | Basis functionaliteit (Mailbox, Teams en opslag) | Alles inclusief volledige versie van Office | Alles inclusief volledige versie van Office en extra beveiliging. | Basis functionaliteit (Mailbox, Teams en opslag) | Alles inclusief de volledige versie van Office | Alles inclusief de volledige versie van Office |
| NGO omvang | <50 medewerkers | <50 medewerkers | <250 medewerkers | >250 medewerkers | >250 medewerkers | >250 medewerkers |
| Limitaties | Maximaal 300 gebruikers. | Maximaal 300 gebruikers. | Maximaal 300 gebruikers | Minimaal 250 gebruikers. Alleen via een Enterprise agreement | Geen | Geen |
Welke licentie is voor mijn organisatie het beste?
Er is heel vele mogelijk. Welke licentie de beste is, hangt af van meerdere factoren. De belangrijkste vraag is welke functionaliteit zoekt u? Gaat het primair om email en vergaderen via Microsoft Teams? Of heeft u een professionele kantoor organisatie die een volledige en veilige werkplek nodig hebben? Ook het aantal medewerkers en vrijwilligers spelen mee. En wie mogen er allemaal bij de gegevens die jullie bewaren? Genoeg vragen, waar iemand zonder kennis van zaken al snel door de bomen het bos niet meer ziet.
Naast de bovengenoemde licenties, kunnen er ook diverse uitbreidingen zijn om functionaliteit toe te voegen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan bellen via Microsoft Teams.
Aanvragen van de licenties
Om te weten te komen of uw stichting in aanmerking komt voor één van de licenties moet u zich aanmelden bij Microsoft. De procedure hiervoor staat op deze webpagina beschreven. Heeft u vragen of komt u er niet uit? Wij helpen u er graag mee!
Met alleen een licentie bent u er niet qua ICT. Speciaal voor NGO’s hanteren we speciale prijzen voor onze Cloud Werkplek. Hiermee heeft u niet alleen voordelig de beschikking over de benodigde software, maar is ook het beheer en de helpdesk professioneel geregeld. Neem met ons contact op voor meer informatie.